سازمان و مدیریت ( سیستم و رفتار سازمانی )

سازمان و مدیریت ( سیستم و رفتار سازمانی )

اصول هماهنگی
اصول چهارگانه ماری بارکرفالت که ذیلا بیان می گردد مبانی هماهنگی را تشکیل می دهد.
هماهنگی از طریق بررسی تاثیر متقابل عملیات واحدهای دستگاه: همبستگی عملیات واحدهای مختلف سازمان از نظر تحقق هدفهای مشترک به قدری منهم است که هماهنگی کامل بدون در نظر گرفتن تاثیر متقابل عملیات یک واحددر فعالیت واحدهای دیگر امکان نخواهد داشت.
بدین جهت بررسی تاثیر متقابل عملیات واحدهای مختلف دستگاه به منظور هماهنگ کردن کلیه فعالیت های سازمان لازم است.
هماهنگی از طریق ارتباط مستقیم: همانطور که توضیح خواهیم داد ارتباط بین روسای واحدهای سازمان از دو طریق مجاری رسمی سازمان با کندی صورت می گیرد و بدین جهت هماهنگ کردن عملیات دوایری که با یکدیگر همبستگی نزدیک دارند ایجاب می کند که بین روسای آنها ارتباط مستقیم برقرار گردد.
از این رو لازم است که به تصدی هر واحد عملیات خود را با وظایف واحدهای دیگر که در ردیف آن قرار دارند هماهنگ سازد.
هماهنگی در مراحل اولیه. تماس مستقیم بین روسایت دوایر بایددر مراحل اولیه شروع کار برقرار گردد حصول توافق میان روسای دوایر بعد از تعیین خط مشی سازمان و تنظیم برنامه عملیات مشکل است. البته چنین توافقی ممکن است به صورت ظاهر موجود باشد ولی توافق واقعی در صورتی امکان خواهد داشت که روسای دوایر هنگام وضع خطر مشی با یکدیگر تبادل نظر نمایند و مسائل خود را مورد بحث قرار دهند زیرا در این صورت احتمال تعدیل نظریات وجود دارد.
هماهنگی به صورت یک جریان مداوم. لزوم هماهنگ کردن عملیات محدود به مواقع خاصی نمی باشد به عبارت دیگر روسای سازمان نباید فقط در صورت ظهور مسائل دشوار با یکدیگر ملاقات و تبادل نظر کنند. بدین جهت لازم است که ترتیب مداومی برای تضمین هماهنگی در مراحل مختلف عملیات سازمان برقرار گردد.
ارتباطات
ارتباطات عبارت از توزیع اطلاعات به منظور هدایت رفتار انسانی است شبکه ارتباطات دستگاه اعصاب سازمان را تشکیل می دهد.
ارتباطات یک سیستم تلقی می شود که عناصر ضروری آن عبارتند از پیام دهنده. پیام گیرنده و بازخور اطلاعات جهت کنترل. در سیستم ارتباطات از یک سو دریافت کننده اطلاعات بایستی قصد و نیت فرستنده اطلاعات را به خوبی درک کند و از سوی دیگر لازم است که از طریق مکانیسم بازخور (برای کنترل) فرستنده اطلاعات اطمینان حاصل کند که دریافت کننده اطلاعات قصد و نیست او را به خوبی درک کرده و رفتار او در جهت نیل به هدفهای مورد نظر هدایت شده است.

موانع ارتباطات
موانع ارتباطات بیشتر جنبه روانی و فرهگی دارد.
موانع روانی: ارتباطات به وسیله الفاظ صورت می گیرد. منتهی تفسیری که افراد از معانی و مفاهیم الفاظ در ذهن خود به عمل می آورند بستگی به چگونگی فرهنگ و عقاید و تجربیات آنان دارد. تعداد لغاتی که در زبانهای مختلف موجود است محدود می باشد در حالی که الفاظ مذکور برای بیان و تعریف وقایع، تجربیات و روابط بی حد و حصری به کار می رود. بدین جهت وقتی که اصطلاح معینی استعمال می شود مفهوم ذاتی ندارد بلکه معنی آن منوط به چگونگی تفسیری است که مخاطب در ذهن خود از مفهوم آن به عمل می آورد تفسیر فوق تابع فرهنگ و عقاید و تجربیات اوست.
به علاوه اختلاف در سطح تحصیلات موانع فنی متعددی در جریان ارتباطات ایجاد می کند زیرا مقررات اداری اغلب در قالب اصطلاحات و عباراتی ک فهم آن شم علمی لازم دارد تقریر می گردد و بدین جهت نمی توان انتظار داشت کارمندانی که اطلاعات آنان محدود است به درستی از عهده تفسیر مقررات و آیین نامه های اداری بر آیند.
ارتباطات عمودی
ارتباطات عمودی از طریق سلسله مراتب و مجاری رسمی سازمان به عمل می آید همانطور که در قبل توضیح دادیم کثرت تعداد طبقات سلسله مراتب سازمان ممکن است موجب کندی عمل ارتباطات گردد. بدین جهت بعضی از نویسندگان تقلیل تعداد طبقات عمودی سازمان را برای تسهیل و تسریع عمل ارتباطات لازم می داننند.
چستر بارنارد اصول و قواعدی برای استقرار سیستم عمودی ارتباطات می شمرد که ذیلا بیان می گردد:
1)    مجاری ارتباطات باید کاملا معلوم و مشخص باشد
2)    مجاری ارتباطات هر کارمندی باید معین گردد.
3)    مجاری ارتباطات باید حتی المقدور کوتاه و مستقیم باشد.
4)    مجاری ارتباطات باید تماما به کار رود.